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上海外國語大學圖書館緊抓疫情應急管理實踐中的關鍵點
作者: 來源:圖書館報 瀏覽次數:259次 更新時間:2020-05-06

作者:張鵬(上海外國語大學圖書館副館長)


2020年初,新冠肺炎疫情突如其來,上海外國語大學圖書館在學校延期開學的情況下,啟動全館應急管理機制,分階段布局館內工作,在高校圖書館應急管理實踐中抓住三個關鍵點:階段布局、提質保量、預案先行。在具體操作中,一是延長假期閉館時間,做好館內員工工作部署,奠定圖書館線上服務的基礎;二是以學校網絡教學的正式實施為契機,發揮圖書館教輔中心的職能,為網絡教學提供各類高質圖情信息資源;三是對于即將恢復的校園教學科研秩序,率先面向假期留校學生部分開館,并將制定全年工作計劃的調整與落實方案。
2020年初的新冠肺炎疫情,對各級各類學校的正常教學秩序產生了重大影響。在疫情防控期間,上外圖書館啟動全館應急管理機制,及時關閉虹口校區、松江校區的兩個實體館,除個別館員值班之外,其余館員實行居家辦公與學習。隨著教育部和學校層面對疫情進行防控部署,圖書館也針對學校的“停課不停學、停課不停研”和“線上教學”的正式開展,建立了科學有效且符合教研需求的信息資源應急保障體系,為學校順利進入網絡教學階段和保障全校師生的高質圖情信息資源需求作出了貢獻。同時,還通過科研團隊跨部門合作,保障學校的區域國別研究平臺開展連續性的特色專題研究。受新冠肺炎疫情的沖擊,上外圖書館的全年工作計劃調整對館領導班子的智慧決策與全體館員的理解與配合都會是一個重大的考驗。
部署工作安排,支持網絡教學
受新冠肺炎疫情影響,上海外國語大學于1月22日召開“新型冠狀病毒感染的肺炎防控工作緊急會議”,圖書館任樹懷館長出席會議。按照會議精神,圖書館作為人員密集場所,要做好各方面應急管理預案。針對虹口校區、松江校區的兩個實體館,經班子成員多次商議,并報學校主管領導同意,決定延長閉館時間。1月27日,上外圖書館正式對外發布兩校區圖書館閉館通知,圖書館將免除讀者在本次閉館期間所產生的逾期停借天數累計,讀者可通過“校外訪問”使用圖書館電子資源。此外,在排查館員居家情況的基礎上,通知原定1月31日至2月16日到館值班的館員全部居家開展線上值班工作,為讀者提供線上服務。
疫情期間,上外圖書館在全程參與學校疫情防控工作的同時,還承擔起開展線上服務、為網絡教學提供各類高質圖情信息資源支撐的責任與使命。在任樹懷館長的帶領下,圖書館主動作為、精準研判疫情發展,并作出提前部署。以此為基礎,進入網絡教學準備階段,圖書館的線上服務從“線上總服務臺”“文獻傳遞”“論文審核”“電子資源獲取”和“學科服務”五個板塊全面展開。
這一階段的圖書館工作安排和兩次學校層面的“春季開學工作在線會議”直接相關。按照學校要求,任樹懷館長兩次返校參加疫情防控期間學校召開的小范圍線下會議:2月12日召開“2020年春季開學工作在線會議”,上外李巖松校長、楊力副校長在會上部署了防控疫情期間的教學工作、開學準備和后續工作,本次會議特別強調要加強網絡課程建設,3月初部分課程實現網上教學,要求圖書館要做好在線電子文獻信息資源的支持。2月24日召開“2020年春季開學線上教學工作第二次會議”,會議要求圖書館進一步做好3月2日正式線上教學后的文獻資源的支持服務,及時解決師生遇到的各類問題。
根據兩次“春季開學工作在線會議”的精神和要求,上外圖書館以網絡電話會議的形式,分別于2月19日、2月25日召開兩次由館領導和各部門主任參加的圖書館工作會議,對新學期網絡教學階段的圖書館工作進行安排部署,充分發揮各部門人員的特長和優勢,使特殊時期的圖書館教輔職能得到最大限度的發揮。兩次會后,圖書館全館動員,圍繞主體業務,分部門制訂工作計劃。在館領導班子的統籌下,大部分館員從2月中下旬開始,已經進入工作狀態。
作為教育科研輔助部門,圖書館對學校教學院系、科研機構的需求必須做到有求必應。承擔課程任務的部分館員在自己學會開設網絡課程之后,能夠積極輔導其他任課教師進行網絡課程開設;承擔資源建設的館員在技術部同仁的幫助下,首次開展線上資源采購嘗試······此階段,圖書館引進和試用了“全國報刊索引”“SAGE數據庫期刊文獻”“EBSCO網課”等符合學校教學科研發展需求的數據庫,并整理了高等教育出版社、外語教學與研究出版社、上海外語教育出版社、北京大學出版社、清華大學出版社等出版社的電子書,保障師生網上教學階段的教學資料來源。
從1月27日決定兩校區圖書館延期閉館并設計線上圖書館工作計劃,到2月19日、2月25日兩次召開由館領導和各部門主任參加的圖書館工作會議,在學校層面的總體調控和有所授權的基礎上,上外圖書館應對有序,各項工作正在扎實開展。
提質保量,滿足師生圖情需求
上海外國語大學的廣大師生們給圖書館起了一個昵稱——“圖文君”,并主動為圖書館設計了一個擬人形象。不懈努力服務上外師生多學科多語種需求,攻堅克難為師生提供高質量信息資源,一直是上外圖書館在學校中的“館設”。
20192020學年第一學期學期末,同學們在兩校區圖書館奮戰備考的場景,“圖文君”歷歷在目;疫情期間“停課不停學”的安排,“圖文君”也感同身受。從3月初開始,圖書館已在館內派駐總值班人員和保潔工作團隊,以確保筑牢館內疫情防控工作的基礎。特殊時期,圖書館更為重要的工作是提質保量滿足師生的圖情需求。上外圖書館通過高效協同、克服困難,在線上服務方面不斷“出招”。這些工作主要有:
一是每日進行“知識戰疫”活動推送,內容包含免費資源篇、數據庫篇、出版社篇、電子書&教材篇、線上教學工具篇、信息素養篇、網絡課程篇?!爸R戰疫”活動推文幾乎全部被本校微信公眾號頭條轉引推送,讓廣大師生全面了解到上外圖書館的線上資源配置情況。
二是自2月底開始,專門推廣了“SAGE數據庫期刊文獻”“MET全民英語”“臺灣學術文獻數據庫”“EBSCO網課”“Web of Science”“ProQuest網絡課程”“Bloomsbury電子書全庫”和“全國報刊索引”平臺。這些數據庫都是經過上外圖書館資源建設部遴選、為師生們量身選定的高質量電子資源庫。
三是依托新組建的圖書館技術團隊和學科服務團隊,支撐疫情期間的上海區域國別研究院和上外國際輿情中心整體工作——上海區域國別研究院對全球疫情的區域、國別發展趨勢進行研判;各國對華輿情以專報或內刊形式報送決策層;歐亞區域疫情系列公開專報已出17期,正陸續出版。
四是在圖書館線上訪問量明顯增加的情況下,經圖書館各部門和學校信息技術中心主動對接,在提升帶寬以及數據訪問和交換負荷量的同時,保證圖書館服務器的正常運轉。圖書館技術部主任在疫情期間定期返館檢查,也是圖書館人責任心的具體表現。
五是在閱讀推廣方面,上外圖書館在2019~2020學年第一學期學期末重新組建了專業的閱讀推廣團隊,并成立了宣傳推廣部。寒假期間,宣傳推廣部聯合讀者服務部、資源建設部的廣大同仁們第一時間行動起來,在做好“線上總服務臺”“文獻傳遞”“論文審核”的同時,還就“3·21國際詩歌日”“汪曾祺誕辰100周年“”‘雷鋒——一個汽車兵的故事’線上展”等主題進行了專題策劃、策展。
3月2日起,學校進入全面線上教學階段,上外圖書館以“三月線上服務不停歇”為主題策劃了新學期開展的各項服務匯總指引。館員們將在疫情期間為全校師生提供線上服務的心情,匯在了一首小詩中:

東風不來,三月的柳絮不飛

圖文君的心如小小的寂寞的城······

不甘寂寞的上外圖文君

在三月

繼續為師生讀者提供線上服務


而現在

在線服務是一篇長長的推送

圖文君在這頭

你在那頭


眾所周知,圖書館的工作,在任何階段,都是要傾注感情的。也許,正是因為上海外國語大學一代又一代的同學們感受到了圖書館館員們的用心,才賦予了我們“圖文君”的雅號和形象。
預案先行,調整全年工作計劃
現階段,全國疫情防控工作已取得重大進展,疫情過后恢復正常教學科研秩序已在各級各類學校的工作范圍之內。受疫情影響,圖書館閉館期間的各類線下服務、日常管理和資源建設(其中包括文獻資源的采訪及編目)都受到了不同程度的影響。圖書館全年工作計劃的調整已勢在必行。
上外圖書館在館內技術部門的支持下,負責文獻采訪的館員已能夠在家中進行遠程辦公,但圖書編目工作還需要在正式開學之后現場展開,這需要合理的加班計劃予以支撐。全年工作計劃中的圖情資源購置任務,需要在正式開學后及時完成。在第一季度購置額度明顯低于往年的情況下,資源建設方面的電子資源和紙質資源采購比例需要及時調整。
為了迎接正式開學后師生們入館學習,上外圖書館已做好了場館管理和人員管理兩個方面的預案。
一是從3月2日起恢復工作日總值班人員安排后,由館辦公室負責,對圖書館空間進行全面預防性消毒工作。針對此間所需的防疫物資等,圖書館已在此前做好了儲備工作。目前,館內停止了中央空調的運行,對圖書館自助借還機、觸摸屏、書架等公共設施進行了總體消毒和清潔工作,同時還制定了準備開學階段的館內定期清潔消毒方案。
二是圖書館由館直屬支部書記負責,掌握每位館員的居家狀況和健康信息,嚴格執行學校層面規定的防控要求。對返崗值班的館員,由學校統一測量體溫和登記,要求有任何異常情況及時報告。從3月16日起,館內試點增加館員值班數量,以幫助館員恢復工作節奏。
三是結合學校統一工作安排部署,從網絡教學階段的第三周開始,圖書館松江校區、虹口校區的兩個實體館逐步開放第一樓層的部分閱讀和自習空間,僅供寒假期間到網絡教學階段一直留校的同學們使用,以改善留校同學們的學習環境。同時,圖書館也隨時準備更大范圍開放館內實體空間,并做好了館員值班預案。

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